Projektorganisation
von Margarete Filgis
Was ist zu tun, wer arbeitet mit, wer macht was
Ablaufplanung, Aufstellen Projetteam, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festlegen, Kommunikationswege bestimmen.
Mit der Aufbauorganisation werden die Strukturen des Teams festgelegt. Mit der Art der Aufstellung werden auch die Kommunikationswege bestimmt.
Projektmanagement als Organisationsform versucht, der Art der Aufgabe angemessene Strukturen zu bilden, also auf die Erfordernisse hinsichtlich Zielorientierung, Terminbindung, Geschwindigkeit und Präzision, mit interdisziplinärer Betrachtungsweise, Ausnutzung von Synergie-Effekten und effektiven Teamstrukturen, mit Project Organization zu reagieren. Letztere schließt auch jene Mitarbeiter, die nicht dauerhaft im Projekt-Team integriert sind, in Form der Projekt-Gruppe ein. Wenn das Kern-Team Daten aus einer anderen Abteilung benötigt, werden die dort mit der Anfrage befassten Mitarbeiter zeitlich befristet zu Angehörigen der Projekt-Gruppe.
Die Zusammenstellung des Projektteams unterliegt folgenden Kriterien: Wer ist am besten geeignet, wer hat Zeit für das Projekt, wer verfügt über Know-how. Welches Wissen fehlt im Projektteam, welche externen Profis sollen das Projekt ergänzen?
Sind die Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Projektmitglieder bekannt, sind deren Zuständigkeiten gegeneinander abgegrenzt und geklärt.
Wer ist Projektleiter, wer ist Entscheidungsträger, gibt es einen Steuerungsauschuss?
Von entscheidender Bedeutung für die Organisation eines Projektes ist der Aufbau eines angemessenen Informationssystems.
Um beim Beispiel des Dirigenten zu bleiben:
Wer ist mit im Team:
Sind alle Instrumente besetzt? Alle Solisten gebucht? Falls nicht, wer kann nachverpflichtet werden, oder kann ein Instrument wie die Orgel eine der Stimmen ersetzen? Hat die erste Geige ein Team?
Wer ist Ansprechpartner in der Verwaltung, wer übernimmt das Teilprojekt Marketing und PR?
...
Struktur: Wer entscheidet, welche Musiker engagiert werden, über die Finanzen?
Sind die Rahmendaten fix, welche Kommunikationswege werden gewählt?
Wer übernimmt die Risikominimierung, gibt es einen Plan B? Z.B. beim Ausfall von Solisten, oder bei Regenwetter, wenn das Konzert im Freien geplant ist.
etc.